Wie lange muss man seine Kontoauszüge aufbewahren?

Vom Gesetz her sind Privatpersonen – im Gegensatz zu Geschäftsleuten – nicht verpflichtet, ihre Kontoauszüge aufzubewahren. Dennoch ist jedem Verbraucher anzuraten, seine Kontoauszüge für einen Zeitraum von mindestens 3 Jahren aufzubewahren. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob es sich um Kontoauszüge in Papierform oder in elektronischer Form handelt. Eine Ausnahme von dieser Regel bilden Rechnungen von Handwerkern, die in engem Zusammenhang mit einem selbst benutzten Wohneigentum stehen. Hierunter sind Rechnungen zu verstehen, die für Reparatur- und Wartungsarbeiten angefallen sind. Gleiches gilt zudem für Lieferungen von Baumaterial. In diesem Zusammenhang gilt nämlich eine gesetzliche Verjährungsfrist für alle Zahlungsbelege von 2 Jahren. Der Zeitraum, ab dem die Aufbewahrungsdauer läuft, beginnt stets am Ende des Jahres, in dem die Rechnungen erstellt wurden.

Beispiel:

Rechnungsdatum: 23.06.2009

Belegentsorgung: 01.01.2012

In allen anderen Fällen sollten Kontoauszüge immer dann aufbewahrt werden, wenn die entsprechenden Rechnungen per Banküberweisung oder Bankeinzug (sog. Lastschriftverfahren) bezahlt wurden. Bei Barzahlungen gilt entsprechend die Aufbewahrung des Zahlungsbelegs. Ferner sollten Kontoauszüge auch deshalb aufbewahrt werden, weil sich hierdurch die Garantie- und Gewährleistungsansprüche bei Wareneinkäufen oder Dienstleistungen feststellen lassen. Mit der Aufbewahrung solcher Nachweise haben Verbraucher dann einen entsprechenden Nachweis. Zudem haben Besitzer von Kontoauszügen stets die Möglichkeit, auf diese Art ihre Zahlung auch noch nach Jahren zu beweisen. Es kommt nämlich gar nicht so selten vor, dass man Interneteinkäufe tätigt und nach einem oder eineinhalb Jahren eine Mahnung über einen Betrag bekommt, den man bereits bezahlt hat.

In solchen Fällen ist es dann immer gut, wenn man seine Kontounterlagen über die letzten 2 Jahre zurückverfolgen kann. Die Aufbewahrungsfrist von drei Jahren bei Kontoauszügen geht auf die Verjährungsfrist für Alltagsgeschäfte zurück. Denn auch diese beträgt in aller Regel 3 Jahre. Alltagsgeschäfte sind Bezahlvorgänge im Versandhandel, ein Kauf in einem Möbelhaus, aber auch Barzahlungsgeschäfte auf dem Trödelmarkt fallen unter dieser Frist. Aufpassen müssen Verbraucher allerdings bei Grundstücksgeschäften sowie den hierzu gehörenden Bauleistungen. Denn hier beträgt die Gewährleistungsfrist nach BGB und VOB 5 Jahre. Und eine Gewährleistung kann auch nur für den Fall eingeklagt werden, wenn diese auch nachgewiesen werden kann.

Nur mit einem entsprechenden Kontoauszug lässt sich daher auch nachverfolgen, dass die Leistung nicht nur tatsächlich erfolgt ist, sondern auch bezahlt wurde. Insbesondere bei allen Wartungsarbeiten und Reparaturen, die in Zusammenhang mit einem Gebäude stehen, haben Privatpersonen ihre Rechnungen und Zahlungsbelege insgesamt 2 Jahre aufzubewahren. Auch in diesem Falle beginnt die zweijährige Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf desjenigen Jahres, in dem die Rechnung erstellt bzw. die Leistung erbracht wurde.

Faustregel: Rechnungen und Kontoauszüge müssen sowohl für das laufende Jahr als auch für die zwei folgenden Jahre aufbewahrt werden.

Eine Aufbewahrung von Kontoauszügen für eine Frist von 3 Jahren ist auch deshalb so wichtig, weil die Neubeschaffung der Belege bei der Hausbank mit sehr hohen Gebühren verbunden ist. Die meisten Banken verlangen für diesen Fall 10 Euro pro Beleg. Belege, die hingegen vernichtet werden können, sollten nicht achtlos weggeworfen werden. Grundsätzlich eignet sich für das Vernichten von Kontoauszügen ein Schredder, der die Dokumente entsprechend unkenntlich macht. Auch sollte beim Aufbewahren nicht vergessen werden, dass auch viele Belege für die Steuer oder als Nachweis für die Kindergeldkasse benötigt werden. Zwar sind die meisten Verbraucher dazu aufgefordert, jedes Jahr eine Steuererklärung abzugeben. Doch in diesem Zusammenhang darf eines nicht vergessen werden: Viele Steuererklärungen sind auf Grund von laufenden Verfahren noch nicht abgeschlossen. Hier können schnell einmal fünf Jahre ins Land ziehen, bis ein entsprechendes Grundsatzurteil fällt.

Und eben diese fünf Jahre beträgt auch die Festsetzungsverjährung in Steuerangelegenheiten. Hinzu kommen zwei weitere Aspekte, die ein Dokumentieren der Kontoauszüge über mehrere Jahre notwendig machen: Die meisten Bescheide ergehen heute entweder nach § 164 AO, d.h. unter dem Vorbehalt der Nachprüfung oder aber teilweise vorläufig nach § 165 AO. Auch in diesen Fällen setzt die Festsetzungsverjährung erst nach einer Frist von 5 Jahren ein.

Nachfolgend eine Übersicht, welche Unterlagen Sie zum 31.12.2011 vernichten dürfen. Die Fristen gelten übrigens auch nach Ende eines Arbeitsvertrags. Erst wenn die Zeit herum ist, dürfen Sie entsorgen.

Schutz durch Festsetzungsverjährung bei falscher Zinsabbuchung

Hat Ihre depot- oder kontoführende Bank im Lauf eines Kalenderjahres zu Unrecht einen Zinsabschlag bzw. Kapitalertragsteuer abgezweigt, ohne dass Sie mit Ihren Kapitaleinkünften den Sparerfreibetrag inklusive Werbungskosten erreicht haben, gibt es oftmals Probleme, insbesondere dann, wenn die Einkommensteuererklärung bereits eingereicht wurde, der dazu gehörende Steuerbescheid ausgestellt und die Einspruchsfrist gegen dieses amtliche Papier (einen Monat nach dessen Zustellung) verstrichen ist. Anleger, die bemerken, dass sie Zinsabschlag bzw. Kapitalertragsteuer im betreffenden Kalenderjahr zu Unrecht gezahlt, dies aber bei der Einkommensteuererklärung vergessen haben, können sich auch in solchen Fällen das Geld noch zurückholen.

Diese steuerzahlerfreundliche Vorgehensweise ergibt sich aus einer Verfügung der Oberfinanzdirektion (OFD) München unter dem Aktenzeichen S 0351-31 St 312. Kernaussage: So lange die so genannte Festsetzungsverjährung nicht verstrichen ist, können sich Sparer zu viel gezahlte Kapitalertragsteuer, wozu auch der Zinsabschlag gehört, vom Finanzamt zurück-holen. In der Regel beträgt diese Festsetzungsverjährung vier Jahre und beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Steuerzahler seine Steuererklärung beim Finanzamt abgegeben hat.

Neue Chance für die Abgabe von Steuererklärungen für zurückliegende Jahre

Arbeitnehmer, die auf die Abgabe einer Steuererklärung verzichten, verschenken in den meisten Fällen Geld. Denn jede Steuererklärung bietet die Chance, entweder die gezahlten Steuern oder zumindest einen Teil davon zurück zu bekommen. Hierzu zählt bspw. die Geltendmachung aller nachträglichen Belastungen wie Werbungskosten (Fahrtkosten), Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen.

Arbeitnehmer erledigen ihre Steuererklärung in der Regel für jedes abgelaufene Kalenderjahr. Möglich macht dies die vereinfachte Steuererklärung, die sog. Antragsveranlagung nach § 46 Abs. 2 Nr. 8 EStG. Lange Zeit galt für diese Abgabe eine Frist von zwei Jahren. Nun können neben Arbeitnehmern auch Pensionäre, Betriebsrentner und ganz besonders ehemalige Studenten, die nicht zu einer Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind, ihre Erklärung bis zu 4 Jahre nach dem Steuerjahr abgeben (BFH, Az. VI R 46/05, 49/04). Gesetzesgrundlage hierfür ist § 169 und § 170 Abs. 1 AO und gilt auch für Fälle, in denen das Finanzamt über einen Antrag auf Veranlagung noch nicht bestandskräftig entschieden hat. Dies besagt § 52 Abs. 55 Satz 2 EStG.

Personen, die zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind (sog. Pflichtveranlagung), genießen auch diese 44 Jahre Zeit, allerdings beginnt die vierjährige Festsetzungsfrist erst mit dem Ablauf des dritten Jahres nach dem Steuerjahr. Man nennt dies auch Anlaufhemmung gemäß § 170 Abs. 2 Nr. 1 AO. Pflichtveranlagte können somit ihre Steuererklärung auch noch bis zu 7 Jahre nach dem Steuerjahr abgeben. Steuerpflichtige, die eine freiwillige Steuererklärung (Antragsveranlagung) abgeben möchten, können dies zurückliegend bis in das Jahr 2008 tun, denn die vierjährige Festsetzungsverjährung endet am 31.12.2012.

Verlustfeststellung statt Antragsveranlagung

Wer als Antragsveranlagter seine 4-jährige Abgabefrist verpasst hat, kann statt der freiwilligen Steuererklärung dennoch einen Antrag auf nachträgliche Verlustfeststellung stellen. Denn hier greift die Frist für bis zu 7 Jahre rückwirkend. Die siebenjährige Frist ergibt sich entsprechend aus der Festsetzungsfrist von 4 Jahren nach § 169 AO, die spätestens erst ab dem 3. Jahr nach dem betreffenden Steuerjahr beginnt. Rechtsgrundlage hierfür ist § 170 Abs. 2 Nr. 1 AO.

Der Beginn nach dem 3. Jahr (sog. Ablaufhemmung) greift hier deshalb, weil für die Verlustfeststellung eine allgemeine Erklärungsfrist besteht. Zudem gilt zu beachten, dass diese Regelung auch in den Fällen gilt, in denen – wie bei der Antragsveranlagung – keine Erklärungsfrist für die Einkommensteuer besteht (BMF-Schreiben, BStBl. 2007 I S. 825).

Grundsätzliche Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung

Grundsätzlich sind alle Jahressteuererklärungen bis einschließlich 31. Mai des Folgejahres abzugeben. Gemeint sind hier Erklärungen zur Pflichtveranlagung. Wer hingegen seine Erklärung von einem Angehörigen der Steuer beratenden Berufe (Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Mitarbeiter von Lohnsteuerhilfe-Vereinen) durchführen lässt, für den läuft die Frist bis einschließlich 31. Dezember des Folgejahres.

Bei der Antragsveranlagung gibt der Bürger aus eigenem Antrieb eine Steuererklärung ab, obwohl er dies eigentlich nicht müsste. Lohnenswert ist dies insbesondere für Personen, die nur in einem Teil des Jahres Arbeitslohn bezogen haben. Lohnenswert auch für Personen, bei denen Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen entstanden sind, für die kein Freibetrag auf der (früheren) Lohnsteuerkarte eingetragen war. Eine Erklärung bis zum 31. Dezember 2012 ist rückwirkend bis zum Jahr 2008 möglich. Wer nach dieser Frist seine Steuererklärung abgibt, kann keine Erstattung mehr erhalten.

Die Antragsveranlagung richtet sich an Steuerzahler, die ausschließlich Arbeitslohn bezogen haben bzw. gegebenenfalls Lohnersatzleistungen wie Arbeitslosengeld II, Mutterschaftsgeld oder Elterngeld erhalten haben. Zum Abzug können Werbungskosten wie die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, Arbeitsmittel, Reisekosten bei Dienstreisen oder Beiträge zu Berufsverbänden gebracht werden. Als Sonderausgaben gelten hingegen bestimmte Versicherungsbeiträge, außergewöhnliche Belastungen stellen Krankheitskosten oder Behinderten-Pauschbeträge dar.

Eine Antragsveranlagung ist hingegen bei zusätzlichen Einkünften wie Renten, Mieten oder Unterhaltsleistungen (die als Sonderausgaben Steuer mindernd geltend gemacht werden) unzulässig. Gleiches gilt, wenn Steuerzahler Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer oder für eine doppelte Haushaltsführung oder Unterstützungsleistungen geltend machen. Unzulässig ist eine Antragsveranlagung auch für Ehegatten, die zwar verheiratet sind, aber nicht zusammen veranlagt werden wollen.

Steuererklärung bei zeitweiliger Erwerbslosigkeit sowie vor Ausbildungsbeginn

Auch Steuerpflichtige, die nicht das gesamte Jahr in einem Arbeitsverhältnis gestanden haben, sollten unbedingt eine Steuererklärung (Antragsveranlagung) abgeben. Steuerpflichtige sollten diese Chance zu einer Erstattung nutzen. Gleiches gilt für Schüler, die im darauf folgenden Jahr ihre Berufsausbildung beginnen. Bereits vor der Aufnahme der Tätigkeit fallen Bewerbungskosten wie Papier, Lichtbilder, Bewerbungsmappen etc. an. Auch wenn die Betroffenen selbst noch keine Steuer entrichtet haben, ist die Möglichkeit eines Verlustes gegeben. Alle entstandenen Werbungskosten für den zukünftigen Beruf können hier zusammen addiert und als Verlust im darauf folgenden Jahr bei der Gehaltsabrechnung als Freibetrag geltend gemacht werden.

Möglichkeiten für Betroffene, deren rückwirkende Steuererklärung verwehrt wird

Kommt es zu einer Ablehnung auf Veranlagung für zurück liegende Jahre, sollte umgehend Einspruch eingelegt und das Ruhen des Verfahrens unter dem Hinweis auf die aktuellen Entscheidungen des Bundesfinanzhofes beantragt werden. Vielfach ist bei Unkenntnis der Frist auch die Wiedereinsetzung möglich (BFH, Az. VI R 51/04). Eine solche ist innerhalb eines Jahres nach Ablauf der versäumten Frist für die Antragsveranlagung möglich. Steuerzahler können unter Hinweis auf die entsprechenden Urteile sofort auf einer Bearbeitung ihrer Steuererklärungen bestehen.

Bejaht wurde die 7-jährige Abgabefrist für die freiwillige Erklärung durch das FG Köln vom 3.12.2008 (EFG 2009 S. 480, rechtskräftig), Vom FG Düsseldorf (EFG 2008, S. 1088) sowie vom FG Sachsen (Az. 6 K 2168/08). Selbst der BFH hat das Urteil des FG Düsseldorfs bestätigt und ging sogar noch einen Schritt weiter: Er erklärte, dass „unter Berücksichtigung gleichheitsrechtlicher Gesichtspunkte der beantragten Steuerveranlagung auch eine Verjährungsfrist nicht entgegenstehe“ (BFH, Az. VI R 23/08).

Das Dubiose: Die Finanzbehörden halten sich nicht an diese steuerzahlerfreundlichen Urteile und beharren weiter darauf, dass im Falle der Antragsveranlagung die Anlaufhemmung keine Geltung findet. Hierauf soll deshalb lediglich die 4-jährige Abgabefrist bei freiwilligen Steuererklärungen gelten (und eben nicht 7 Jahre). Hierzu gibt es sogar ein aktuelles BMF-Schreiben vom 28.7.2010 (BStBl. 2010 I S. 630). Diese Nichtanerkennung führte entsprechend zu einem Revisionsverfahren vor dem BFH (Az. VI R 53/10). Gleichzeitig hat der BFH eine Grundsatzentscheidung gegen die Finanzbehörden gefällt. Zitat: Der subjektive Wille der an der Gesetzgebung Beteiligten ist für die Auslegung ohne jegliche Bedeutung (BFH, Az. VI R 1/09).

Der Vorteil für Steuerzahler: Sollte das Finanzamt eine Bearbeitung ablehnen, sollte umgehend Einspruch gegen den Ablehnungsbescheid eingelegt werden. Gleichzeitig sollte ein Ruhenlassen nach § 363 Abs. 2 Satz 2 AO) unter Berufung auf das beim BFH anhängige Verfahren (Az. VI R 53/10) beantragt werden. Für diesen Fall können entsprechend ab dem 01.01.2012 alle Steuererklärungen für den Zeitraum aus 2005-2011 abgegeben werden.

Bescheidprüfung: Darauf sollte man achten

Eine immer größer werdende Anzahl von Steuer zahlenden Bürgern ist einer Unzahl von steuerlichen Gesetzen und Durchführungsverordnungen unterworfen und auf Grund der hochkomplexen Steuerstrukturen auf die steuerliche Beratung vor Ort angewiesen. Aber ganz gleich, ob Mandant oder steuerlicher Berater: Alle müssen sich an die schnell wechselnden Rahmenbedingungen anpassen.

Hinzu kommt eine weitere Tatsache: Der Streit um die richtige Anwendung des Steuerrechts wird vor dem Hintergrund leerer Staatskassen immer härter zwischen den Beteiligten ausgetragen. Daher wird es zukünftig äußerst wichtig sein, sich rechtzeitig auf einen eventuell eintretenden Streit mit den Finanzbehörden vorzubereiten, um die eigene Rechtsmeinung mit Hilfe seines steuerlichen Beraters erfolgreich vertreten zu können. Mit Hilfe eines versierten steuerlichen Beraters haben Mandanten die Möglichkeit, sich bei steuerrechtlichen Streitfragen in jedem Verfahrensstadium vertreten zu lassen. Der Berater selbst erörtert mit dem Mandanten gemeinsam die möglichen prozessualen Wege und schlägt ihm unter Beachtung des Kostenrisikos das weitere Vorgehen vor.

Dabei geht es nicht nur um den gläsernen Mandanten, es geht vielmehr um leichte kleine Fehler, die im Strudel der Ereignisse passieren. Entweder bleiben steuerliche (An-)Fragen unbeantwortet oder es fallen anfängliche Schwächen in der Buchhaltung, bei der Einkommen- oder der Erbschaftsteuer-Erklärung nicht sofort auf – bis es zu spät ist. Die Gefahr vervielfacht sich, wenn es bspw. um Verflechtungen zu Lebzeiten des Erblassers bezüglich steuerlicher Auslegungs- oder Gestaltungsfragen geht.

Ohne die Hilfe eines versierten Beraters steht der Mandant einem Berg von rechtlichen Ermittlungsbefugnissen durch die Steuerbehörden gegenüber. Dabei wird die steuerrechtliche Verfolgung immer konsequenter, die Ermittlung steuerrechtlicher Sachverhalte erfolgt immer größerer Treffergenauigkeit. In früheren Zeiten konnten noch Fehler, die aufgedeckt wurden, in einvernehmlicher Weise bereinigt werden. Heute führen solche Fehler – ob bewusst oder unbewusst unterlaufen – sofort zu einem entsprechenden Steuerstrafverfahren.

Ob Unternehmer oder Privatbürger – jegliche (Aufsichts-)Pflichtverletzungen werden konse-quent verfolgt. Dabei kommt es nicht immer nur zur Festsetzung von Geldbußen, schneller denn je erfolgt heute eine sog. Freiheit entziehende Maßnahme. In den meisten Fällen lassen sich solche Folgen durch eine präventive Beratung vermeiden. Entsprechende Fachleute verfügen nämlich aufgrund ihrer praktischen Erfahrungen sowie in vielen Fällen der Doppelqualifizierung als Rechtsanwälte und Steuerberater über die erforderlichen Kenntnisse, um die auf den Einzelfall anzuwendende Strategie entsprechend entwickeln und umsetzen zu können.

Kontrollmöglichkeiten nutzen

Ein Bescheid muss in Bezug auf die Allgemeinen Angaben wie Namen, Adresse, Geburtsdatum und Kirchenzugehörigkeit korrekt sein. Gleiches gilt für die Bankverbindung. Ein Bankenwechsel sollte dem Finanzamt umgehend mitgeteilt werden. Bezüglich der Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit sollten die Daten des Steuerbescheids mit der persönlich abgegebenen Erklärung abgeglichen werden. Werbungskosten sollten einzeln geprüft werden, nicht anerkannte Werbungskosten durch den Finanzbeamten werden auf einem separaten Blatt erklärt. Wer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung hat, sollte die korrekte Übernahme der angegebenen Einnahmen und der Werbungskosten überprüfen. Handelt es sich um Einkünfte aus einer selbständigen Tätigkeit oder aus Gewerbebetrieb, sollte geprüft werden, ob der jeweilige Gewinn auch fehlerfrei übernommen wurde.

Auch eine Überprüfung des korrekt eingetragenen Bruttoarbeitslohnes ist wichtig (evtl. Zahlendreher?). Gleiches gilt bei der Entfernungspauschale für die Zahl der Arbeitstage und die Entfernung. Wurden angefallene Gewerkschaftsbeiträge, Ausgaben für Arbeitsmittel, Verpflegungskosten richtig angesetzt? Mieteinkünfte tauchen im Steuerbescheid stets als Einkünfte auf. Ob dieser Betrag richtig berechnet wurde, kann nur dann festgestellt werden, wenn die Mieten um die Werbungskosten gekürzt wurden.

Bezieher von Renten oder Pensionen sollten darauf achten, dass der Freibetrag korrekt eingetragen wurde. Private Rentenbezieher sollten darauf achten, dass der Ertragsanteil ordnungsgemäß berechnet wurde. Gleiches gilt für die Berücksichtigung des Altersentlastungsbetrages. Bei Fehlen ist das angegebene Geburtsdatum zu prüfen. Versicherungsbeiträge und Spenden stellen Sonderausgaben dar. Auch hier ist zu prüfen, ob diese Werte auch zutreffend im Bescheid übernommen wurden.

Ausgaben für die Riester-Rente werden in der Anlage AV berücksichtigt. Hier ist zu prüfen, ob auch dieser Sonderausgabenabzug ordnungsgemäß vorgenommen wurde. Beitragszahlungen zur Kirchensteuer müssen im Bescheid korrekt aufgeführt sein. Bei den außergewöhnlichen Belastungen muss zwischen Krankheitskosten und „Behinderungsbedingte Aufwendungen“ unterschieden werden. Krankheitskosten müssen ordnungsgemäß unter Berücksichtigung der zumutbaren Belastung berücksichtigt werden. Zu prüfen ist auch, ob der entsprechende Behinderten-Pauschbetrag richtig eingerechnet wurde.

Bezieher von steuerfreien Leistungen wie Elterngeld, Arbeitslosengeld oder Krankengeld müssen auf den Progressionsvorbehalt achten. Hier ist zu prüfen, ob die vom Finanzamt berücksichtigten Werte auch einwandfrei übernommen wurden. Eltern haben Steuervorteile durch Freibeträge, Kindergeld, Kinderbetreuungskosten oder Ausbildungsfreibetrag, Alleinerziehende steht ggf. ein Entlastungsbetrag zu. Hier sollte die Korrektheit der Werte geprüft werden. Bei Kapitaleinnahmen wie Zinsen und Dividenden kassiert das Finanzamt die Steuern (plus Solidaritätszuschlag) oftmals im Voraus. Auch hier ist zu prüfen, ob diese Vorauszahlungen korrekt verrechnet wurden. Wurde zu wenig berücksichtigt, sollten Steuerzahler das Finanzamt um Korrektur bzw. bei fehlerhaft festgestellten Vorauszahlungen um Anpassung bitten.

Achten Sie insbesondere auf Vorläufigkeitsvermerke. Ein solcher ergeht, wenn einzelne Punkte in der Steuererklärung nicht abschließend beurteilt werden können, weil bspw. Gerichtsurteile offen sind. Dabei betrifft der Vorläufigkeitsvermerk nicht den gesamten Steuerbescheid, sondern lediglich einzelne festgestellte Sach- und Rechtsfragen. Diese stehen für spätere Korrekturen offen. Man spricht also von einer vorläufigen Steuerfestsetzung, die dem Steuerpflichtigen den Einspruch erspart. Aber Achtung: Alle anderen im Bescheid aufgeführten Punkte erlangen dagegen nach Ablauf der Einspruchsfrist volle Bestandskraft. Fehlt also der Vorläufigkeitsvermerk in einem für den Steuerzahler wichtigen Punkt, muss Einspruch zur Vorläufigkeit für diesen Sachverhalt beantragt werden. Hieraus ergeht dann ein geänderter Bescheid durch das Finanzamt mit einer erweiterten Vorläufigkeit.

Steht der Bescheid hingegen unter dem „Vorbehalt der Nachprüfung“, bleibt dieser in seinem gesamten Umfang offen. In diesem Falle können bspw. bei Unternehmern jederzeit Außenprüfungen stattfinden, denn der Einkommensteuerbescheid bleibt in allen Punkten für Änderungen offen – diese können auch zu Gunsten des Steuerpflichtigen ausfallen. Das Finanzamt ist damit berechtigt, auch noch nach Jahren Unterlagen anzufordern bzw. Fehler zu korrigieren (in dem bspw. Bestimmte Aufwendungen jetzt nicht mehr anerkannt werden). Der Vorteil: Solange ein Bescheid unter Vorbehalt steht, können Steuerpflichtige jederzeit vergessene (Betriebs-)Ausgaben nachträglich angeben.

Eine exakte Bescheidprüfung ist daher schon alleine deshalb so wichtig, weil sich die Werte aus dem Steuerbescheid auch auf andere Leistungen niederschlagen. Sie bilden nämlich die Berechnungsgrundlage für Kindergeld etc. Werden diese Werte nicht exakt bestimmt, besteht kein Anspruch mehr auf diese Leistungen. Steuerzahler, die mit dem Bescheid nicht einverstanden sind, können den Finanzbeamten in einem formlosen Antrag bitten, die von ihm vorgenommenen Abweichungen von der Steuererklärung entsprechend zu erläutern.

Fehlervermeidung im Einspruchsverfahren

Grundsätzlich gilt: Ein Einspruch muss sich grundsätzlich gegen einen Verwaltungsakt richten. Eine Ausnahme ist lediglich der Untätigkeitsanspruch, der nach 6 Monaten gestellt werden kann. Einsprüche müssen stets schriftlich, d.h. per Protokollerklärung, per Telegramm, per Telefax oder per E-Mail. Die eigene Unterschrift ist hingegen nicht Voraussetzung für einen Einspruch. Die gesetzliche Frist für die Einlegung eines Einspruches bei der zuständigen Behörde beträgt 4 Wochen (Ausnahme: fehlende Rechtsbehelfsbelehrung). Fehlt die Belehrung, verlängert sich die Einspruchsfrist auf ein Jahr.

Bevor Einspruch eingelegt wird, sollte zuerst geprüft werden, ob hier nicht der „kleine Dienstweg“ möglich ist. Wird bspw. von der Finanzbehörde ein Abzugsbetrag übersehen, kann der Antrag durch eine „schlichte Änderung“ korrigiert werden. In diesem Fall genügt ein Telefonanruf. Zudem kommt es in diesem Fall auch nicht zu einer „Verböserung“. Was bedeutet: Hat die Finanzbehörde sich zum einen zu Gunsten des Steuerpflichtigen verrechnet, gleichzeitig aber zu eigenen Ungunsten, wird bei der schlichten Änderung der gesamte Vorgang nicht noch einmal komplett neu geprüft. Diese Prüfung wird aber vorgenommne, wenn der Rechtsbehelf des Einspruchs gewählt wurde. Dann aber wird der Vorteil zu Gunsten des Steuerzahlers wieder aufgehoben.

Beim offiziellen Einspruchsverfahren fallen keine Gebühren an (außer der eigene Zeitaufwand und das Porto). Dies gilt unabhängig davon, ob der Einspruch Erfolg hat oder nicht. Die Kosten eines gerichtlichen Verfahrens (inklusive des eigenen Verteidigers) trägt dagegen stets derjenige, der unterliegt. Wird die Klage vom Finanzgericht abgewiesen, müssen die Aufwendungen der Finanzverwaltung vom Klagenden nicht getragen werden – wohl aber die eigenen (bspw. Steuerberater etc.) und die Gerichtskosten. Auch hier beträgt die Klagefrist vier Wochen und beginnt mit dem Tag, an dem der Steuerbescheid zugegangen ist. Briefe gelten dabei am dritten Tag nach der Aufgabe bei der Post als zugestellt.

Automatisch und kostenlos (keine Gerichts- und Anwaltskosten) profitieren Steuerzahler, wenn sie sich per Einspruch an Verfahren anhängen, die bereits in derselben Rechtssache bei den Bundesgerichten oder beim Europäischen Gerichtshof verhandelt werden. In diesem Falle braucht nicht einmal eine eigene Begründung mitgeliefert werden. Hier reicht ein entsprechender Hinweis auf das Aktenzeichen und das Ruhen des Verfahrens kann beantragt werden. Bei einem positiven Verlauf gewinnen Steuerpflichtige in diesem fremden Verfahren automatisch mit.

Finanzbehörden rechnen oftmals rechtsfehlerhaft bei der Kilometer-pauschale und bei Rentnern

In letzter Zeit bereiten den Finanzbehörden nicht nur Hardwareprobleme, sondern auch fehlerhafte Programme Sorge. Die eingesetzte Software verhindert dabei nicht nur eine Rückzahlung zu viel vereinnahmter Gelder, es werden zudem auch noch viel zu hohe Steuern berechnet. Aktuelles Beispiel: Lange Zeit waren die Rechenprogramme nicht in der Lage, die Einkünfte aus Kapitalanlagen (Anlage KAP) ordnungsgemäß zu berechnen. Schuld war die 2009 eingeführte Abgeltungssteuer, mit der auch die Geldinstitute ihre Schwierigkeiten hatten, ihre IT-Systeme entsprechend umzustellen.

Daneben kann es vorkommen, dass Finanzbeamte bestimmte Gesetze falsch auslegen oder gar verdrehte Zahlen bei der Berechnung zugrunde gelegt werden. Rund ein Drittel aller Steuerbescheide verstoßen gegen eine falsche Rechtsanwendung, gegen Formverstöße oder es liegen Flüchtigkeitsfehler vor. Laut Bundesfinanzministerium gingen allein im Veranlagungsjahr 2009 rund 5,3 Millionen Einsprüche ein, Tendenz: zunehmend. Denn immer mehr Steuerzahler sind verunsichert durch widersprüchliche Gerichtsurteile, wie sie in einzelnen Steuerfragen immer öfters vorkommen.

Fehlerhaftes Update berechnet die Poendlerpauschale falsch

Die meisten Steuerzahler benutzen für den Weg zur Arbeit über weite Strecken nicht nur öffentliche Verkehrsmittel, sondern auch ihr Kfz. Gerade in diesem Punkt sollte ein ergangener Steuerbescheid genau geprüft werden. Grund ist ein Anwendungs- bzw. Programmierungsfehler innerhalb der Finanzverwaltung.

Grundsätzlich gilt bei der Berechnung der Kilometerpauschale: Für jeden Arbeitstag, an dem ein Steuerzahler seine Arbeitsstätte aufsucht, darf eine Pendlerpauschale in Höhe von 0,30 Euro je vollem Entfernungskilometer (einfache Strecke) steuerlich geltend gemacht werden. Unbegrenzt absetzen können Steuerzahler alle Fahrten im eigenen Auto (oder auch einem „zur Nutzung“ überlassenen Firmenwagen).

Beispiel: Ein Arbeitnehmer fuhr an 150 Tagen mit seinem Pkw zu dem 25 km entfernten Arbeitsort. Nach seinem Umzug hatte er in den restlichen 70 Tagen 400 Euro für die Fahrten mit der Bahn ausgegeben. Der Arbeitnehmer darf folgende Werbungskosten geltend machen:

Doch genau diese Wegstrecke bietet zwei Besonderheiten: Sie kann mit dem Kfz, aber auch mit Bus oder Bahn zurückgelegt werden. Erfolgt die Nutzung per Bus oder Bahn, können statt der Pauschale die angefallenen höheren (tatsächlichen) Kosten geltend gemacht werden. Andererseits ist die mit öffentlichen Verkehrsmitteln gefahrene Strecke beschränkt: nämlich auf einen Höchstbetrag von 4.500 Euro pro Kalenderjahr. Die Entfernungspauschale wird also entsprechend bis zu einem Höchstbetrag von 4.500 Euro jährlich gewährt, wenn der Weg zwischen dem Arbeitsort und der Wohnung mit folgenden Verkehrsmitteln zurückgelegt wird:

• öffentliche Verkehrsmittel (ohne Belege)
• Fahrrad
• Motorrad, Moped, Motorroller
• als Mitfahrer bei einer Fahrgemeinschaft, an Tagen an denen man mitgenommen wird
• zu Fuß

Das Problem: Fehlerhafter Jahreshöchstbetrag

Durch eine fehlerhafte Programmierung rechnen die Programme der Finanzämter den Jahreshöchstbetrag in Tageshöchstsätze um. Geht man von regulären 225 Arbeitstagen im Jahr aus, ergibt sich somit ein Tagessatz in Höhe von 20 Euro. Für Arbeitnehmer, die das gesamte Jahr über dieselbe Strecke fahren, haben hierdurch keinen Nachteil. Ein Nachteil entsteht erst dann, wenn Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres wegen eines Jobwechsels oder eines Umzuges kurze und weite Wegstrecken zurücklegen. In diesen Fällen rechnet das Programm zum Nachteil des jeweiligen Arbeitnehmers. Zudem gibt es gesetzlich lediglich einen Jahres- und keinen Tageshöchstbetrag.

Beispiel eines Arbeitnehmers an tatsächlich zurückgelegten Jahreskilometern:

• Bus-/Bahnfahrten: Januar – März (55 Tage) je 20 km
• Berechnung der Pendlerpauschale durch die Finanzbehörde: 55 x 20 x 0,30 = 330 Euro
• Bus-/Bahnfahrten: April – Dezember (170 Tage) je 80 km
• Berechnung der Pendlerpauschale durch die Finanzbehörde: 170 x 20 Euro Tagessatz = 3.400 Euro
• Fehlerhaftes Ergebnis: 3.400 + 330 Euro = 3730 Euro

Richtig gerechnet ergäbe sich hingegen folgendes Ergebnis:

• Bus-/Bahnfahrten: Januar – März (55 Tage) je 20 km
• Berechnung der Pendlerpauschale: 55 x 20 x 0,30 = 330 Euro
• Bus-/Bahnfahrten: April – Dezember (170 Tage) je 80 km
• Berechnung der Pendlerpauschale: 170 x 80 x 130 = 4.080 Euro
• Korrektes Ergebnis: 4.410 Euro (Betrag voll absetzbar, da unter der Jahreshöchst-betragsgrenze von 4.500 Euro)

Aus den Steuerbescheiden ist diese Falschberechnung nicht erkennbar, so dass Arbeitnehmer exakt nachrechnen sollten. Bei einem fehlerhaften Bescheid sollte eine genaue Berechnung bei der Finanzbehörde angefordert werden.

Steuerzahler mit verschiedenen Arbeitgebern

Die Pendlerpauschale darf für jeden Arbeitstag nur einmal berechnet werden, es sei denn, dass der Arbeitnehmer mehrere Arbeitsorte bzw. verschiedene Arbeitsverhältnisse am Tag aufsucht. In diesem Falle kann die Fahrt zum ersten Arbeitsort als Umweg mit eingerechnet werden.  Allerdings dürfen hierfür höchsten 50 Prozent der Gesamtentfernung angesetzt werden. Arbeitnehmer, für einen Arbeitgeber mehr als einen Arbeitsort anfahren müssen, können den Weg zwischen der Wohnung und dem ersten Arbeitsort als Entfernungspauschale ansetzen. Der Weg zwischen den zwei Arbeitsorten kann dann entsprechend als Dienstreise mit 0,60 Euro pro Entfernungskilometer berücksichtigt werden.

Arbeitnehmer, die mehr als 50 Prozent behindert sind, können die tatsächlichen Kosten für die Anfahrt zum Arbeitsort ansetzen. Wer mit dem Kfz fährt, kann täglich für eine Hin- und Rückfahrt 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer absetzen (anders als bei dem Entfernungskilometer handelt es sich hier um die tatsächlich gefahrenen Kilometer).

Auch Unfallkosten sollten nachträglich geltend gemacht werden

Auch Unfallkosten für die Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte können als Werbungskosten abgesetzt werden. Erstattet der Arbeitgeber die Unfallkosten, ist dieser Betrag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Dank des Urteils des Bundesverfassungsgerichtes bei der Entfernungspauschale (Az. 2 BvL 1/07) dürfen Unfallkosten wieder als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten geltend gemacht werden. Arbeitnehmer haben die Möglich, dies nachträglich geltend zu machen, sofern ihr Bescheid vorläufig erging oder Einspruch eingelegt wurde.

In dieser Sache weist auch die Oberfinanzdirektion Rheinland darauf hin, dass die nachträgliche Geltendmachung dieser Kosten auch bei bereits bestandskräftigen Steuerbescheiden möglich ist, da die darin enthaltenen Vorläufigkeitsvermerke eine entsprechende Änderung ermöglichen.

Nachschlag ist auch beim Kindergeld möglich

Auch Eltern volljähriger Kinder können mit einer Rückzahlung von Kindergeld hoffen. Da die Finanzbehörden (rückwirkend bis zum 1.1.2007) die Pendlerpauschale wieder anerkennen müssen, wo der Gesetzgeber vorab die ersten 20 Kilometer zur Ausbildungsstätte gestrichen hat, konnten nur geringere Werbungskosten bei der Familienkasse angesetzt werden. Dies führte in den meisten Fällen dazu, dass der Jahresgrenzbetrag für das Kindergeld in Höhe von 7.680 Euro im Jahr überschritten wurde. Dadurch wurde das gesamte Kindergeld gestrichen.

Steuerzahler, die keinen Einspruch gegen ablehnende Kindergeldbescheide eingelegt haben, können eine Bescheidänderung nach § 175 Abgabenordnung (AO) erwirken.

Steuerrückzahlung auch für Rentner möglich

Wegen fehlerhaft ausgefüllten Steuerformularen können viele Rentner mit einer Steuerrückzahlung durch die Finanzbehörde rechnen. Spitzenbeamte aus den Finanzbehörden gehen im Schnitt von rund 250 Euro pro Jahr aus. Der Grund: In der Vergangenheit mussten sowohl die gesetzlichen als auch die privaten Rentenversicherungen den Finanzbehörden ihre Daten der Rentner übermitteln. Viele Rentner, die in der Vergangenheit ordnungsgemäß ihre Steuern gezahlt haben, wussten jedoch nicht, dass sie ihre Steuererklärung falsch ausfüllten. Die Folge war entsprechend, dass die Behörden hierauf auch fehlerhafte Bescheide ergehen ließen.

Das Problem: Nur die wenigsten Rentner hatten in ihrer Steuererklärung ihre Kranken- und Pflegekassenbeiträge abgezogen. Einige verwechselten sogar die Rentenarten (gesetzliche Rente/Betriebsrente). Rentner, die den Rentenbetrag der gesetzlichen Rente in das Feld Betriebsrente eintrugen, wurden doppelt so hoch besteuert. Der Bundesvorsitzende der Deutschen Steuergewerkschaft, Dieter Ondracek, versicherte, dass betroffene Rentner nicht selbst aktiv zu werden brauchen.

Dennoch: Vielfach sind die fehlerhaft ergangenen Bescheide bereits rechtskräftig. Für diesen Fall sollte eine Einzelfallprüfung vorgenommen werden. Da mit der Auswertung der Daten bereits in der Vergangenheit (1.10.2009 rückwirkend bis zum 1.1.2005, Steuerpflicht für Alterseinkünfte besteht seit 2005) durch die Finanzbehörden begonnen wurde, hätte das Finanzamt klar erkennen müssen, dass hier ein Fehler vorliegt. In diesem Fall darf auch gegen bereits rechtskräftige Steuerbescheide vorgegangen werden. Die Finanzbehörden müssen bis zu 5 Jahre zurück erstatten.

Dagegen müssen Rentner, die in der Vergangenheit ihre Betriebsrenten und andere Einkünfte wie Mieteinnahmen oder Kapitalerträge verschwiegen haben, mit durchschnittlichen Nachforderungen von 150 Euro pro Jahr rechnen.

Falschberatung bei der Basis-Rente durch Günstigerprüfung

Viele Steuerzahler, darunter auch Selbständige, die sich für die Basis-Rente entschieden haben, müssen durch die Günstigerprüfung durch die Finanzbehörden in den ersten Jahren erhebliche Einbußen bei der steuerlichen Förderung hinnehmen. Denn die staatliche Förderung der Basis- (oder auch Rürup-) Rente genannt, erfolgt grundsätzlich über die Steuer. Wer also Einzahlungen in einen entsprechenden Versicherungsvertrag vornimmt, kann diese bis zu einer bestimmten Höhe als Sonderausgaben absetzen. Dafür wird die Rente zu einem späteren Zeitpunkt (Rentenbeginn im Jahr 2040) voll versteuert.

Das Problem: Bis 2020 sinkt dieser lebenslange Freibetrag jeweils um 2 Prozent, danach um einen Prozentpunkt bis ins Jahr 2020 (Null Prozent). Die steuerliche Entlastung in der Zeit der Einzahlungsphase und die steuerliche Belastung in der Zeit der Auszahlungsphase sind jedoch nur in den seltensten Fällen deckungsgleich. So kommt es durchaus vor, dass in der Einzahlungsphase lediglich 78 Prozent steuerlich abgesetzt werden können, im Gegenzug sind später aber 100 Prozent zu versteuern.

Weitere Problematik: Bis zum Jahre 2019 prüfen die Finanzbehörden automatisch, ob die steuerlichen Absatzmöglichkeiten von Vorsorgeaufwendungen günstiger sind (sog. Günstigerprüfung). Angesetzt wird die Variante mit der höchsten Steuerersparnis. Über die Jahre wird der Nachteil der steuerlichen Förderung zwar stufenweise abgebaut, dennoch wird sich dies äußerst negativ auf die Rentabilität des Riesterproduktes auswirken.

Es ist daher falsch, lediglich auszurechnen, dass der Abschluss einer Riester-Rente für einen zusätzlichen Steuerabzug sorgt. Denn entscheidend ist letztlich nur das Verhältnis zwischen dem  zusätzlichen Aufwand und dem Steuerabzug. Wer dies unterlässt, für den macht die Basis-Rente vielfach keinen Sinn. Um sicher zu gehen, sollte ein Steuerberater hinzu gezogen werden. Vielfach liegt nämlich eine Falschberatung vor, die zu einer (rückwirkenden) Aufhebung des Vertrages führt.

Bewirtungskosten: Absetzbarkeit auch durch Arbeitnehmer

Bislang war es Arbeitnehmern verwehrt, Kosten für Veranstaltungen wie beispielsweise das Feiern einer Beförderung steuerlich zum Abzug zu bringen. Nicht so Unternehmer, diese konnten stets ihre Bewirtungskosten in angemessenem Umfang als Betriebsausgaben absetzen. Ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofes (Az. VI R 48/07) sowie eine Vielzahl von Finanzgerichten lassen es künftig zu, dass auch Arbeitnehmer ohne erfolgsabhängige Bezüge die Kosten einer Bewirtung (bspw. von Arbeitskollegen) absetzen können. Hinter der erfolgreichen Klage steht übrigens ein leitender Finanzbeamter, der sich dieses Recht für sich selbst erstritten hat.

Künftig kommen damit alle Arbeitnehmer in den Genuss, ihre Kollegen ! angemessen ! zur eigenen Geburtstags-, Beförderungs- oder Abschiedsfeier einzuladen. Die hierfür anfallenden Kosten sind steuerlich abzugsfähig und fallen nicht mehr unter die private Lebensführung. Denn der BFH hat hierzu nunmehr exakt Stellung genommen: „… ein Werbungskostenabzug kann nicht alleine bereits deswegen ausgeschlossen werden, weil ein Arbeitnehmer diese Feier aus persönlichen Gründen durchführt.“

Künftig zählen vielmehr die Gründe, weshalb ein Arbeitnehmer seine Kollegen zu einer Feier einlädt. Ein Argument kann bspw. sein, dass solche Zusammenkünfte der Verbesserung des Betriebsklimas beitragen. Ein weiteres Argument können Feiern sein, die unter dem Aspekt „gesellschaftliche Repräsentationspflichten“ zu verstehen sind und damit auch eng in Zusammenhang mit dem Beruf stehen Diese Sichtweise hat der BFH nunmehr gleich in mehreren Urteilen (Az. VI R 26/07) klar gestellt.

Eine steuerliche Absetzbarkeit findet daher immer dann statt, wenn es sich zum einen um eine berufliche Veranlassung der Bewirtung handelt, zum anderen der Arbeitnehmer die Veranstaltung organisiert und auch selber ausrichtet. Finanzbeamte sind künftig sogar angehalten, vor einer möglichen Ablehnung alle Umstände für ihre Entscheidung in den gegebenen Einzelfall mit einzubeziehen. Und hierzu gehört u. a. die Würdigung der Festivität insgesamt. Will heißen: Dabei ist auch eine untergeordnete private Bedeutung zu tolerieren!

Und hierzu zählen entsprechend Abschiedsfeiern, ein Herbstfest, ein Fest anlässlich der eigenen Versetzung oder eine Weihnachtsfeier (Bewirtungsaufwand i.S.v. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Alle Bewirtungskosten (bspw. Ausstand, Einstand) sind somit beruflich veranlasst, weil sie mit dem Beruf oder der beruflichen Stellung des Arbeitnehmers eng zusammenhängen. Daher sind die Bewirtungskosten auch in vollem Umfang (!) als Werbungskosten abziehbar (§ 9 Abs. 1 Satz 1 EStG, § 9 Abs. 5 EStG) – denn die für Unternehmer geltende Abzugsbeschränkung auf 70 Prozent der Kosten gilt nicht für Arbeitnehmer.

Ein Abzug entfällt allerdings, wenn die Feste den Charakter einer privaten Feier aufweisen. Aber Achtung: Eine Abschiedsfeier, die direkt mit der eigenen Person zusammenhängt, darf nicht gleichgesetzt werden mit einer privaten Veranlassung, denn diese private Gewichtung ist so minimal, dass hieraus kein steuerliches Abzugsverbot zu erfolgen hat (Rechtsgrundlage: § 9 EStG, FG München, Az. 6 K 2907/08). In allen anderen Fällen steht die Finanzbehörde in der Pflicht, auf der Grundlage ihrer Rechtsauffassung eine Feststellung hierüber zu treffen, ob und in welchem Umfang § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) i.V.m. § 9 Abs. 5 EStG dem vom Steuerpflichtigen begehrten Werbungskostenabzug gegebenenfalls entgegensteht. Eine streitbefangene Bewirtung (BFH, Az. VI R 78/04) hat daher stets eine Neuberechnung (vgl. hierzu § 100 Abs. 2 Satz 2, § 121 Satz 1 FGO) zur Folge.

Abzug aus beruflichem Anlass

Bewirtungskosten müssen immer aus einem beruflichen Anlass heraus entstanden sein. Dieser Anlass ist immer dann gegeben, wenn bei der Feier kein (übergeordneter) privater Charakter erkennbar ist. Es dürfen somit nur Berufskollegen, Mitarbeiter oder Geschäftspartner bewirtet werden. Arbeitnehmern können daher auch bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden bzw. Kunden ihres Arbeitgebers oder der Bewirtung von Mitarbeitern bzw. Kollegen beruflich veranlasste Bewirtungsaufwendungen entstehen. Ähnliches gilt bei der Bewirtung auf einer Geschäftsreise (Messe, Kundenbesuch). Zum einen kann hier der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zusätzlich die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand zahlen oder aber der Arbeitnehmer zieht den Pauschbetrag in seiner Einkommensteuer-Erklärung als Werbungskosten ab.

Weitere Beispiele:

• Ein Arbeitnehmer besucht im Auftrag seines Arbeitgebers einen wichtigen Kunden und lädt diesen im Namen seines Arbeitgebers zu einem Mittagessen ein.
• Ein Arbeitnehmer bewirtet Geschäftsfreunde oder Kunden des Arbeitgebers bei sich zu Hause, weil diese Geschäftspartner aus anderen Kulturkreisen kommen und daher eine private Bewirtung erwarten.
• Innerhalb einer Unternehmensabteilung herrscht Krisenstimmung, weshalb ein Arbeitnehmer mit seinen anderen Kollegen an einem neutralen Ort eine Aussprache sucht. Hierdurch werden die internen Probleme nicht gleich publik gemacht.

Regelung über die Bewirtungskosten für Arbeitnehmer

Bewirtung bedeutet neben der Bereitstellung auch den Verzehr von Speisen und Getränken (sog. Bewirtungskosten). Als Bewirtungskosten sind neben Getränken oder Speisen auch Gebühren für die Garderobe, Trinkgelder oder Tabakwaren absetzbar. Auch der Champagner als Aufmerksamkeit nach einem erfolgreichen Vertragsabschluss fällt darunter. Denn eine Bewirtung ist nicht von den entstandenen Kosten (Angemessenheit muss allerdings gegeben sein!), sondern vielmehr von der allgemeinen Situation abhängig.

Eine weitere Rolle spielen die Räumlichkeiten, in denen die Veranstaltung stattfindet; wer als Gastgeber auftritt oder wer die Gästeliste bestimmt. Wichtig für die Beurteilung der Abzugsfähigkeit ist auch, ob es sich um Kollegen, Geschäftsfreunde des Arbeitgebers, Journalisten oder um Freunde oder Angehörige des Arbeitnehmers handelt. Um den rein betrieblichen Zweck zu beweisen, sollte den Rechnungen auch ein Tages- bzw. Themenplan beigelegt werden.

Nachweisführung stets erforderlich

Arbeitnehmer, die ihre Bewirtungsaufwendungen steuerlich zum Abzug bringen wollen, müssen neben der Höhe auch die berufliche Veranlassung der Aufwendungen nachweisen. Dieser strenge Nachweis ist allerdings nur bei geschäftlichem Anlass gegeben und hat zu umfassen:

• Schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass der Bewirtung, Höhe der Aufwendungen
• Bei Bewirtung in einer Gaststätte der Ort, der Tag, Name und Anschrift der Gaststätte
• Einzelaufzeichnung aller Speisen und Getränke mit Preis
• Rechnung muss auf den Namen des bewirtenden Arbeitnehmers ausgestellt sein.

Handelt es sich hingegen um die Bewirtung betriebsinterner Personen (Mitarbeiter), ist kein Bewirtungskostenbeleg erforderlich (BFH, Az. VI R 141/86). Der Arbeitnehmer muss lediglich die Höhe der Aufwendungen und die berufliche Veranlassung nachweisen. So können bspw. die Bewirtungsaufwendungen eines angestellten Geschäftsführers mit variablen Bezügen anlässlich einer ausschließlich für Betriebsangehörige im eigenen Garten veranstalteten Feier zum 25-jährigen Dienstjubiläum den vollen Werbungskostenabzug zur Folge haben.

Gleiches gilt für Angestellte, die auf eigene Initiative und Kosten für die Mitarbeiter eine Feier organisieren. Hierbei nimmt zwar die Pflege der persönlichen Beziehungen zu den Mitarbeitern und Kollegen einen hohen Stellenwert ein. Dennoch schließt ein solches Vorgehen eine berufliche Veranlassung nicht grundsätzlich aus. Aufwendungen können auch dafür geltend gemacht werden, dass Mitarbeiter ein geselliges Beisammensein als Ersatz für die üblicher Weise stattfindende Weihnachtsfeier organisieren (BFH, Az. VI R 68/06).

Rechenfehler im Steuerbescheid

Finanzbehörde muss Fehler auch nach Rechtskraft zu Gunsten des Steuerzahlers korrigieren!

Beim Erlass von Steuerbescheiden unterlaufen den Behörden immer öfters Rechen- und Schreibfehler oder ähnliche offenbare Unrichtigkeiten. Insbesondere letztere liegen in ihrem Grunde nach nicht nur in einem mechanischen, sondern auch in einem menschlichen Versagen. Vielfach handelt es sich um Eingaben falscher Kennziffern, um Übertragungsfehler oder um Fehler bei der Bedienung von EDV-Anlagen. Finanzbeamte übernehmen vorangegangene Rechenfehler von der Steuerakte in die EDV-Eingabe, oder es passieren Fehler beim Ablesen von Steuertabellen.

All diese Fehler haben zur Folge, dass damit auch Steuerbescheide, die bereits wegen Zeitablaufs nicht mehr mit einem Einspruch angefochten werden können, unbedingt im Hinblick auf solche offenbaren Unrichtigkeiten zu überprüfen sind. Der Grund: All diese Fehler dürfen auch noch nach Ablauf der einmonatigen Einspruchsfrist berichtigt werden. Rechtsgrundlage hierfür bildet die Korrekturvorschrift des § 129 der Abgabenordnung (AO), die in derartig gelagerten Fällen stets eine Änderung der Steuerfestsetzung zulässt. Daher müssen Steuerzahler nur eine zeitliche Grenze für die Berichtigung ihrer Steuerunterlagen einhalten: den Ablauf der Festsetzungsverjährung. Dieser tritt allerdings erst nach 4 Jahren ein.

Eine Änderung gilt sogar für den Fall, dass die Finanzbehörde eine in der eingereichten Steuererklärung klar erkennbare offenbare Unrichtigkeit des Steuerzahlers übernimmt. Dies wäre bei einem Rechen- oder Übertragungsfehler der Fall. Auch für diesen Fall kann der Steuerbescheid jederzeit auch nach Ablauf der Einspruchsfrist geändert werden. Die Berichtigungsvorschrift greift allerdings nicht für Fälle, in denen die Fehlerhaftigkeit eines Bescheides auf einer bewusst unrichtigen Tatsachenwürdigung beruht. Gleiches gilt, wenn die Fehlerhaftigkeit auf einer Nichtanwendung einer Rechtsvorschrift beruht.

Steuerzahler müssen in ihrer Steuererklärung nicht auf Gesetzesänderungen hinweisen

Auch wenn das Steuerrecht nicht nur äußerst kompliziert ist, es kommen fast täglich neue Vorschriften hinzu bzw. ändern sich. Kein Mensch kann daher stets auf der Höhe der Zeit sein. Dies sieht das Niedersächsische Finanzgericht in einer aktuellen Entscheidung (Az. 11 K 199/09, rechtskräftig) allerdings anders. Denn es urteilte klar: Es ist weder Aufgabe des Steuerzahlers noch seines Beraters, die Finanzbehörde bereits in der Steuererklärung auf Gesetzesänderungen hinzuweisen. Steuerzahler oder Steuerberater stehen lediglich in der Erfüllungspflicht, alle steuerlich relevanten Tatsachen in ihrer Steuererklärung wahrheitsgemäß und vollständig anzugeben. Die rechtliche Einordnung all dieser Angaben obliegt hingegen alleine der Finanzverwaltung.

Daher dürfen Finanzbeamte nicht irren! Diese Personen genießen nicht nur entsprechende Fortbildungsmaßnahmen, sie werden unter anderem auch durch interne Verwaltungsanwei-sungen auf gesetzliche Änderungen hingewiesen. Gibt es Probleme, werden Finanzbeamte zeitnah für die Bearbeitung der Steuererklärungen hingewiesen. Hier ändern auch entsprechende Massenverfahren wie die Abgabe der jährlichen Einkommensteuer-Erklärung nichts.

Veranlagt ein Finanzbeamter einen Steuerpflichtigen dennoch auf Grund falscher Rechtsgrundlagen, dann ist eine spätere Änderung auch von bereits bestandskräftigen Bescheiden zulässig. Gleiches gilt für den Fall, dass der Finanzbeamte aus der Steuererklärung heraus in Verbindung mit den beigefügten Unterlagen erhebliche Zweifel an der Richtigkeit hat. Hier gilt der Grundsatz nach Treu und Glauben mit der Folge, dass diese Fehler weder einem Steuerzahler noch einem Unternehmer zur Last gelegt werden können.

Auch Vergesslichkeit führt nicht zwangsläufig zum Wegfall des Widerspruchs

Nicht selten kommt es vor, dass auch Steuerzahler mit ihrer Steuererklärung überlastet sind und daher einmal vergessen, eine abzugsfähige Ausgabe anzugeben. Vor allem Menschen, die sich in bestimmten Lebenssituationen befinden, haben nicht immer den Kopf frei. Schnell passiert es, dass ein Vater oder eine Mutter nach der Scheidung vergisst, ihre Kinder steuerlich einzutragen. In den meisten Fällen lies auch hier die Finanzbehörde es nicht zu, den bereits rechtskräftigen Steuerbescheid nachträglich noch zu korrigieren.

Auf Grund der offensichtlichen Undurchschaubarkeit der Steuervorschriften machte das FG Baden-Württemberg nunmehr in einem aktuellen Urteil (Az. 14 K 95/92) Schluss. Tenor des Gerichtes: „…Auch wenn in den offiziellen Steuerformularen auf die Abzugsfähigkeit bestimmter Ausgaben hingewiesen wurde, muss dem Steuerpflichtigen stets die Möglichkeit gegeben werden, seine Steuererklärung noch einmal zu berichtigen, um auf diese Weise eine Änderung des Steuerbescheides herbeizuführen.“ Das Finanzgericht betonte dabei insbesondere den Sachverhalt derjenigen Ausgaben, die nicht jedes Jahr anfallen. Diese können durchaus auch einmal vergessen werden.

Die nachträgliche Korrektur von Steuererklärungen

Immer wieder kommt es vor, dass man in einer Schublade Abgabenbeleg findet, die man vergessen hat, in der Steuererklärung abzugeben. Oder es kommt vor, dass Freiberufler sich bei der Abgabe ihrer Umsatzsteuervoranmeldung geirrt haben. In all diesen Fällen stellt sich dann die bange Frage: Wie lange hat ein Steuerzahler Zeit, um seine Angaben entsprechend zu korrigieren? Handelt es sich um die Einkommensteuer, hängt es stets vom Stand des Verfahrens ab, ob eine Korrektur noch möglich ist. Grundsätzlich gilt:

Nach § 355 Abs. 1 Satz 1 AO ist der Einspruch (§ 347 Abs. 1 Satz 1 AO) innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Verwaltungsakts einzulegen. Ein Einspruch gegen eine Steueranmeldung ist gemäß § 355 Abs. 1 Satz 2 AO innerhalb eines Monats nach Eingang der Steueranmeldung bei der Finanzbehörde, in den Fällen des § 168 Satz 2 AO innerhalb eines Monats nach Bekanntwerden der Zustimmung, zu erheben.

• Ist nach der Abgabe der Steuererklärung noch kein Bescheid ergangen, lassen sich Belege noch problemlos nachreichen. Ein formloses Schreiben genügt.
• Ist der Steuerbescheid eingegangen, haben Steuerpflichtige 4 Wochen Zeit, Einspruch hiergegen einzulegen. Erst wenn dieses Einspruchsverfahren abgeschlossen ist, hat der Bescheid „Bestandskraft“.
• Ergehen Steuerbescheide unter dem „Vorbehalt der Nachprüfung nach § 164 Abs. 1 AO, dann ist sowohl eine Änderung durch das Finanzamt in Folge einer Betriebsprüfung möglich; oder aber der Steuerpflichtige nimmt eine Änderung des Bescheides auf Grund neuer Fakten vor. Änderungen sind hier auf Antrag bis zu 4 Jahre nach Einreichung der Steuererklärung möglich.
• Ergeht der Steuerbescheid unter dem Vorbehalt der „Vorläufigen Steuerfestsetzung nach § 165 AO, dann ist der Bescheid in den Punkten vorläufig, die ausdrücklich angeführt wurden. Ausschließlich diese Punkte lassen sich dann bei sich ändernder Rechtslage berichtigen, ein Änderungsantrag durch den Steuerpflichtigen ist hingegen nicht mehr möglich.
• Handelt es sich um einen bestandskräftigen Bescheid, kann dieser (wie bereits oben angeführt) nur noch bei „offenbaren Unrichtigkeiten“ geändert werden. Beispiel: Rechenfehler, Zahlendreher.
• Handelt es sich um die Umsatzsteuer-Voranmeldung, kann dieser Bescheid jederzeit unter [„berichtigte Anmeldung“, „1“ für ja] korrigiert werden.
• Am Ende des vierten Jahres nach der Abgabe der Steuererklärung tritt dann endgültig die Festsetzungsverjährung ein. Zu diesem Zeitpunkt darf weder vollstreckt werden noch eine Betriebsprüfung mehr stattfinden. Mit der Festsetzungsverjährung entfällt nicht nur der „Vorbehalt der Nachprüfung“, sondern auch die „Änderung wegen offenbarer Unrichtigkeiten“. Änderungen sind jetzt nur noch von Seiten des Finanzamtes möglich, und zwar bei Steuerhinterziehung bzw. leichtfertiger Steuerverkürzung.

Sowohl eine erstmalige Steuerfestsetzung als auch ihre Aufhebung, Änderung oder Berichtigung ist hingegen nicht mehr erlaubt, wenn die Festsetzungsfrist abgelaufen ist (§ 169 I Satz 1 AO). In den Fällen in denen die Steuererklärung überhaupt nicht abgeben wird, beginnt die Frist spätestens nach drei Jahren. Die Festsetzungsverjährung führt gemäß § 47 AO zum Erlöschen des Anspruches aus dem Steuerschuldverhältnis. Anders als im Zivilrecht handelt es sich nicht um eine Einrede, vielmehr ist die Verjährung von Amts wegen zu beachten (ebenso gemäß §§ 228 ff. für die Zahlungsverjährung!). Doch Vorsicht: Wer die Frist übersieht und dennoch zahlt, hat Pech. Denn dieses Geld darf die Finanzbehörde rechtlich auch noch nach Ablauf der Festsetzungsverjährung behalten.

Wichtig: In allen Fällen sollte § 177 AO beachtet werden: Haben der Steuerpflichtige oder die Finanzbehörde die Möglichkeit, einen Bescheid aus irgend einem Grunde zu ändern, dann dürfen auch all diejenigen Fehler mit korrigiert werden, die eigentlich gar nicht mehr geändert werden dürfen (Ausnahme: § 165 AO). Es gibt aber noch weitere Möglichkeiten, unter denen das Finanzamt einen bestandskräftigen Steuerbescheid ändern muss. Hierzu zählen:

• der Verlustrücktrag, der sich im Folgejahr ergibt. Dieser muss ausgeglichen werden (Verluste aus Spekulationsgeschäften können noch bis 2013 geltend gemacht werden).
• der Grundlagenbescheid: Hier erhält der Steuerzahler eine rückwirkende Bescheinigung. Beispiel: Eine Körperbehinderung wird erst nach Jahren rückwirkend anerkannt.
• die anders lautende Grundsatzentscheidung: Darunter sind die Punkte zu verstehen, die im Steuerbescheid unter § 165 AO als vorläufig ergehen. Beispiel Arbeitszimmer: Der BFH entscheidet nach längerer Zeit, dass das Arbeitszimmer auch rückwirkend bis ins Jahr x abgesetzt werden darf.

Die Nichtigkeit von Steuerbescheiden

Gemäß § 125 Abs. 1 AO ist ein Verwaltungsakt nichtig, soweit er an einem besonders schwerwiegenden Fehler leidet und dies bei verständiger Würdigung aller in Betracht kommenden Umstände offenkundig ist. Nach § 125 Abs. 2 AO ist ein Verwaltungsakt z.B. nichtig, der die erlassende Finanzbehörde nicht erkennen lässt, den aus tatsächlichen Gründen niemand befolgen kann, der die Begehung einer rechtswidrigen Tat verlangt oder der gegen die guten Sitten verstößt.